Bø, Andøy, Øksnes og Lødingen skulle ta i bruk Aidn som nytt elektronisk pasientjournalsystem (EPJ) for helse- og omsorgstjenesten. Da sto de overfor en av de mest krevende digitale omstillingene kommunal sektor møter i dag. Et nytt, skybasert EPJ påvirker hele tjenesten – fra hjemmetjeneste til institusjon – og krever koordinering mellom mange aktører, korte tidsfrister, tekniske avklaringer og betydelig endringsarbeid.

For å sikre struktur og kvalitet i innføringen engasjerte Aidn HRP som felles prosjektleder for kommunene.

HRP skapte oversikt, fremdrift og trygghet i en kompleks prosess

Gjennom høsten fulgte HRP’s rådgivere, Nora Nervik Almli og Tove Topaas kommunene tett, med et helhetlig ansvar for å støtte prosjektet fra start til slutt. Dette inkluderte:

• Begrepsavklaringer og oversettelse av teknisk terminologi
• Kontinuerlig dialog og avklaringer med leverandør
• Støtte i datamigrering og manuell registrering
• Koordinering av testarbeid og kvalitetssikring
• Arkivfaglige vurderinger og systematisering av dokumentasjonskrav
• Veiledning innen integrasjoner, roller og tilgangsstyring
• Støtte til gjennomføring av ROS og DPIA
• Ukentlige statusmøter, sparring og oppfølging av prosjektledere

Kommunene beskriver HRP som en aktør som har skapt ro, struktur og forutsigbarhet i en hektisk implementeringsperiode, og ga følgende tilbakemelding:

«HRP har vært en enorm støtteressurs. De lå alltid et hode foran, minnet oss på viktige oppgaver og gjorde komplekse ting forståelige. Det skapte den tryggheten vi trengte.»

Uavhengig prosjektledelse har vært et viktig bidrag for leveransen

Prosjektet viste tydelig verdien av å ha en uavhengig prosjektleder – en aktør som ikke er bundet til leverandørens interne prioriteringer eller standardiserte innføringsløp.

HRPs uavhengighet gjorde det mulig å:

• Sikre kommunens interesser i dialogen med leverandør
• Påvirke og kvalitetssikre godkjenningsprosessen
• Være en aktiv part i akseptansetesting og sluttvurdering før produksjonssetting
• Identifisere avvik og følge dem til de var løst
• Prioritere kommunens kvalitet og trygghet fremfor leverandørens tempo

Dette var særlig viktig i den avsluttende fasen, hvor kravoppfyllelse, dataintegritet og arbeidsflyt faktisk avgjør om kommunen er klar for å ta systemet i bruk.

Erfaringsdeling mellom kommuner ga økt kvalitet og mindre risiko

Ved å lede fire kommuner parallelt fikk HRP fasilitert et samarbeid der prosjektledere og fagpersoner kunne dele erfaringer, løse utfordringer og bygge kompetanse sammen. Det var også mulig å standardisere ulike praksiser i kommunene for økt effektivitet. Dette styrket både fremdrift og kvalitet – og reduserte risikoen for at kommunene skulle møte de samme fallgruvene hver for seg.

Hva lærte vi – og hvorfor er dette viktig for andre kommuner?

Prosjektet ga HRP verdifull innsikt i hva som er kritisk for en vellykket overgang til et skybasert EPJ-system i helse- og omsorgstjenesten:

• Tidlig og tydelig forankring
• Felles begrepsforståelse mellom kommune og leverandør
• Uavhengig kvalitetssikring i godkjenningsløpet
• Tydelige roller og ansvar
• God håndtering av integrasjoner
• Strukturert arbeid med risiko og sårbarhet
• Kontinuerlig støtte til prosjektledere og tjenestene
• Etablering av gode retningslinjer og rutiner

Disse erfaringene er direkte overførbare til alle kommuner som nå står foran et kommende EPJ-skifte.

HRP tar erfaringene videre – for tryggere innføringer i flere kommuner

Skybaserte EPJ-systemer er på vei inn i hele kommunal helse- og omsorgssektoren. HRP tar med oss læringen fra Nordland-kommunene inn i nye prosjekter, med mål om å skape tryggere implementeringer, bedre kvalitet og datakontroll, mer forutsigbare innføringsprosesser og større gevinster tilbake til driften.

Vi står klare til å bistå kommuner som ønsker en strukturert, uavhengig og erfaringsbasert implementeringspartner.

Ta kontakt dersom din kommune skal bytte EPJ – vi deler gjerne erfaringer fra prosjektet og hvordan vi kan støtte dere videre.

—

Bildet over viser fra venstre: Dagmar Moan Leiknes, Marius Løvdal, Sandra Anna  Mudrak, Liv Braathen, Martine Hagen, Nora Nervik Almli, Tove Tengelsrud Topaas, Lena Frantzen, Roy Johansen, Ida Sund Walsøe. Foto: Øksnes kommune

Kontakt HRP Direktør Samfunn og tjenesteutvikling Cecile Øyen e-post: cecoye@hrpas.no